Quels sont les avantages de la GED ?

Une entreprise reçoit des données de toute part, tous les jours et de tous les formats. Factures, reçus, avoirs, contrat de travail, demandes de congés, et bien d’autres représentent un temps considérable alloué à leur traitement. Ces données peuvent pourtant être optimisées dans un système de gestion appelé GED.

Un processus de numérisation des données présente de nombreux bénéfices et se met en place en quelques étapes seulement.

Quelle est la définition de la GED ?

La GED est l’acronyme signifiant Gestion Électronique des Documents. Elle se présente sous la forme d’un système informatique, bien souvent intégré dans une application ou dans un logiciel. Son but est d’organiser, de gérer et d’archiver les documents sous format dématérialisé et sécurisé. 

Retrouver un document au moment voulu peut vite devenir un vrai parcours du combattant, et ce, quelle que soit sa taille. Lorsque vous en avez besoin, vous vous demandez où il est classé, de quand il date, qui l’a classé et de quelle manière.

C’est à ce moment qu’un dispositif de numérisation de toute votre documentation prend tout son sens. Grâce à un audit de votre structure et une analyse de vos besoins, une solution sur mesure sera déployée afin que chacun accède facilement et de manière sécurisée aux données de l’entreprise.

Pourquoi mettre en place une GED ?

Une GED permet de partager l’information en temps réel avec tous les collaborateurs. C’est un gain de productivité considérable. De plus, les documents peuvent être consultés par plusieurs personnes en même temps et modifiés en direct.

Elle garantit le traçage numérique des documents et donc leur validité juridique. C’est par exemple le cas avec la facturation électronique. Tracer les données de manière numérique permet aussi de ne plus rien égarer. Les documents numériques prennent moins de place, et, de ce fait, libèrent de l’espace tout en étant toujours disponibles.

Elle facilite également vos déplacements, puisque vos documents, stockés dans un dossier numérique, sont à votre disposition n’importe où. En rendez-vous ou en télétravail, tous les documents sont disponibles et faciles d’accès depuis un ordinateur portable ou une tablette.

Un des nombreux avantages encore, est de pouvoir réduire la consommation de papier au sein de l’entreprise. Et cela induit aussi une diminution des coûts liés à l’impression. Vous évitez de plus une éventuelle destruction de papiers liée à de potentiels dégâts naturels.

Quelles sont les étapes de mise en place d’une GED ?

La première étape consiste à réaliser un audit de la situation dans laquelle se trouve le système d’information de l’entreprise :

• Quels sont les types de documents ?
• Comment circulent-ils ?
• Comment sont-ils stockés ?
• Comment sont-ils sécurisés ?
• Qui les consulte ?
• Comment sont-ils archivés ?

Ensuite, un état des lieux de l’environnement informatique est nécessaire. Quelles sont les ressources à disposition de chacun des collaborateurs ?

Une fois l’audit réalisé, il faut sélectionner les outils qui vont servir à la gestion électronique des documents. Le personnel concerné sera ainsi formé à la capture et à l’acquisition des documents sous format numérique au travers d’un logiciel dédié. Puis, le logiciel intégrera la nouvelle organisation, pour classer de façon structurée et sécurisée l’ensemble des documents. 

Ces changements apporteront un meilleur contrôle de l’information grâce à sa centralisation. Ainsi, une automatisation des processus permet généralement de déclencher un gain de productivité.

Chez ADN Entreprise, nous vous accompagnons dans le passage de cette étape relative à la transformation numérique.