Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

C’est une excellente question ! Vous pensez peut-être le savoir, n’en soyez pas si sûrs !
Est-elle obligatoire ? Va-t-elle le devenir ? Que dit la réglementation à ce sujet ?

Si la facturation électronique est l’enjeu de demain, elle pose questionnement sur la forme attendue par l’administration fiscale. Rassurez-vous, elle possède de nombreux avantages qui ne vous feraient repasser au papier pour rien au monde.

Son fonctionnement

Tout d’abord, il est important de préciser qu’une facture en pdf transmise par email n’est pas une facture électronique, contrairement aux idées reçues. Il s’agit d’une facture dématérialisée !
Actuellement, les formes les plus répandues sont le pdf et le papier.

La facture électronique est une transmission de données entre logiciels compétents, prévus à cet effet.
Actuellement, elle peut être électronique seulement si l’acheteur en donne son accord.
Dans tous les cas de figure, les éléments de facturation électronique doivent être identiques à ceux de la facture papier. Toutes les mentions doivent figurer à l’identique.

Les avantages liés à la facturation électronique sont les suivants :

• saisie et/ou dépôt des factures via une plateforme dédiée
• transmissions des factures
• suivi de leur traitement pendant toute la durée du processus

2024 l’obligation s’étend

Une progression sera néanmoins établie au niveau de l’obligation :
Les grandes entreprises devront opter pour la dématérialisation en juillet 2024 et être ainsi en capacité d’émettre et de réceptionner des factures électroniques dès cette date.

Pour les ETI (Entreprise de Taille Intermédiaire), seule la réception sera rendue obligatoire en juillet 2024, alors que l’émission ne sera prévue qu’en janvier 2025.

En ce qui concerne les TPE/PME, la réception se fera également dès juillet 2024. Quant à l’émission, elle n’est prévue que pour janvier 2026.

La conformité pour l’administration fiscale

Ces types de documents numériques correspondent aux normes européennes en vigueur.
On distingue donc le format structuré, comprenant :

• l’UN/CEFACT
• l’UBL (Universal Business Language)
• XML : Extensible Markup Language
• CII : Facture Inter Industries

Le format mixte combine à la fois des données structurées et un PDF qu’il est possible d’afficher à l’écran. Le plus célèbre est le standard franco-allemand Factur X. Il conjugue un fichier XML à un pdf, facilitant ainsi l’intégration des données.

D’autres formats, moins communs et plus difficiles à utiliser, tel que Edifact, nécessitent un consentement de l’acheteur et du vendeur, en terme d’extraction des données, qui sera effectuée par une plateforme partenaire de dématérialisation.

L’entreprise peut également avoir recours, si elle le souhaite, à la dématérialisation de ses flux via une plateforme d’échange de données informatisées appelée EDI ou encore API.

Les avantages de la facture électronique

S’iI est certes nécessaire de mettre à jour le système informatique en lieu et place, la numérisation comprend néanmoins un grand nombre d’avantages :

• un traitement rapide et optimisé de la facturation
• un gain de place et une réduction de stockage d’archives papiers non-négligeables pour les entreprises
• une diminution des coûts grâce à une économie en papiers et consommables
• les délais de paiement sont également réduits et mieux maîtrisés car traçables plus facilement
• la gestion des litiges liés à la facturation est de fait simplifiée grâce à la traçabilité
• et enfin, les échanges sont fluidifiés