Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique en entreprise ? – ADN Entreprise

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    Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique en entreprise ?


    La solution des coffres-forts numériques est une excellente innovation dans le monde des entreprises publiques comme privées. Elle permet de
    stocker et de sauvegarder des documents et fichiers en ligne pendant de longues années.

    Il est plus aisé de consulter un document important et de faire une classification. Beaucoup d’entreprises ont déjà recours à cette solution en raison des avantages qui y sont liés. Découvrez ici les raisons pour lesquelles un coffre-fort numérique serait utile pour votre structure.

    Un meilleur processus d’archivage

    Grâce à un coffre-fort numérique, une entreprise profite d’un processus d’archivage simplifié. En effet, le coffre-fort électronique est un compte en ligne dans lequel l’entreprise conserve ces données. Tout va donc commencer par la création même du compte. Aux termes de la procédure, un identifiant suivi d’un mot de passe est attribué à l’entreprise.

    À partir de là, un clic suffira désormais pour envoyer des documents et toute sorte de fichiers dans l’espace numérique dédié. Il faudra simplement vous identifier grâce aux coordonnées qui ont été attribuées à l’entreprise. L’ensemble de ces documents peut être mis à jour à tout moment et depuis n’importe quel support informatique.

    Une meilleure sécurité des documents

    Un coffre-fort numérique en entreprise garantit la sécurité des données qui y sont stockées. D’abord, l’ensemble de ces données ne peut pas être consulté par n’importe qui. L’accès peut donc être restreint à l’employeur et à une poignée de personnes possédant un identifiant et mot de passe personnalisés.

    Ainsi, les archives conservées dans le coffre-fort numérique seront protégées et sécurisées. Ensuite, le fait que les documents de l’entreprise soient désormais dématérialisés garantit leur longévité et surtout leur bon état. Il faut souligner que les bulletins de paie, les factures, les contrats et autres documents sensibles restent disponibles dans l’espace numérique sur une période allant de 50 à 75 ans.

    Une excellente gestion des données stockées

    Un autre point à aborder est le fait que le coffre-fort numérique favorise une meilleure gestion des données stockées. Il vous sera désormais facile d’accéder à un document, quelle que soit sa date de stockage. Pour une meilleure exploitation des différents fichiers, vous pouvez toujours opter pour un type de classification personnalisée. Cela vous permettra de retrouver rapidement un document lorsque vous en aurez besoin. Le coffre-fort numérique peut par ailleurs procéder à des mises à jour à chaque fois que vous y ajoutez de nouveaux documents.

    Un geste pour l’environnement grâce à la dématérialisation

    En optant pour un coffre-fort électronique dans votre entreprise, vous tendez vers une solution écologique. Le nombre de papiers qui est utilisé chaque année dans les bureaux et administrations en général est impressionnant. Cela constitue d’une manière ou d’une autre une certaine quantité de déchets produits à plein temps.

    L’option du coffre-fort numérique pour stocker les documents de l’entreprise étant totalement dématérialisée, cela favorise la réduction des déchets. Ainsi, votre entreprise peut participer à la protection de la planète en recourant désormais au coffre-fort électronique pour constituer ses archives.

    Des économies palpables en termes de coût et d’espace

    Un autre avantage d’un coffre-fort au sein d’une entreprise est l’ensemble des économies qu’il permet de réaliser. Il faut parler premièrement du gain de temps que vous réalisez. Consulter des documents dans un coffre-fort numérique est plus facile et rapide qu’il ne pourra jamais l’être avec des documents papier. Vous n’aurez désormais plus besoin d’imprimer des bulletins de paie à distribuer.

    Il faut noter que l’archivage en papier ou virtuel a un coût. Toutefois, l’entreprise dépensera moins par document conservé dans un coffre-fort électronique. De plus, vous n’aurez plus besoin d’un service d’archivage manuel qui nécessitera l’emploi de ressources humaines et donc de salaire à payer.

    Enfin, un coffre-fort numérique permet aussi une économie de place. L’espace utilisé auparavant pour stocker des documents pourra désormais être utilisé à d’autres fins. Avec votre coffre-fort électronique, vous disposez d’un espace de stockage beaucoup plus important. Ce dernier peut aller jusqu’à 1 To. Tout dépend de l’espace de stockage dont vous avez besoin.

    Une amélioration des relations employés-entreprise et client-entreprise

    L’utilisation d’un coffre-fort numérique dans une entreprise peut aussi améliorer les relations entre cette dernière et ses employés. D’abord, les salariés auront plus de facilité à exécuter leurs différentes tâches. Sur ce point, ils n’auront plus à s’occuper de la tâche qu’est d’imprimer des papiers puis de les archiver par la suite. Le stockage dans le coffre-fort numérique étant plus facile et rapide, chaque employé aura plus de temps à accorder à son vrai travail.

    Pour ce qui est de la relation entre l’entreprise et ses clients, elle sera aussi influencée positivement. L’utilisation d’un coffre-fort numérique favorise le professionnalisme et la fiabilité de l’entreprise. Les clients auront accès à leurs différentes factures sur une période à long terme. Tout ceci renforce leur confiance et surtout leur satisfaction par rapport aux services obtenus de l’entreprise.