Comment fonctionne un coffre-fort numérique ?

La digitalisation s’est implantée au cœur des entreprises modernes voilà quelques années. Avec ce vent de nouveauté qui vise à optimiser le processus de fonctionnement interne et externe d’un organisme, le projet de dématérialisation est né. Désormais, de plus en plus d’entreprises entament une démarche d’archivage numérique de leurs documents.

Dans cette lancée, le coffre-fort numérique s’est forgé une place importante au service de la stratégie de digitalisation, notamment au sein de la fonction RH. Mais beaucoup n’ont pas encore conscience de l’importance du coffre-fort électronique. Comment fonctionne-il ? Quels sont ses avantages ? Décryptage.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

Les documents numériques sont aujourd’hui considérés comme ayant la même valeur légale que les papiers originaux. Mais même avec la digitalisation et la dématérialisation des documents, une problématique persiste : l’archivage des documents. Face aux piratages informatiques, la sécurisation des données est primordiale. Dans cette optique, plusieurs solutions s’offrent aux entreprises, mais le coffre-fort électronique demeure le choix par excellence.

Comme son nom le laisse transparaître, il s’agit d’une solution de stockage d’informations dématérialisée. Mais à l’instar de plusieurs autres solutions, le coffre-fort électronique est ultra-sécurisé. Communément appelé e-coffre-fort, il s’agit d’un espace de stockage en ligne qui conjugue sécurité et ergonomie. Cet espace de stockage a pour rôle principal d’archiver toutes vos données sensibles à l’exemple de : données bancaires, fiches de paie, documents administratifs, contrats, factures ou registres du personnel.

Le principe de fonctionnement d’un e-coffre

Il faut savoir avant toute chose que le coffre-fort numérique est un espace de stockage digital contrôlé par la CNIL. Et étant une solution de GED, son processus de conservation se fait en deux étapes. La première est relative au scellement numérique. La seconde est l’archivage. Une fois que vous déposez une fiche de paie, des documents administratifs ou autres données confidentielles dedans, un scellement numérique est réalisé. Ce scellement s’opère de la manière suivante :

• La réalisation d’une signature électronique qui va permettre d’authentifier l’auteur lors du dépôt d’une fiche de paie, par exemple.
• Un horodatage, c’est-à-dire une authentification de la date et de l’heure du dépôt.
• Un calcul d’empreinte qui va permettre d’assurer que le document n’a pas été modifié.

Une fois ces étapes réalisées, tous les documents archivés dans l’espace de stockage, comme la fiche de paie, bénéficient d’une sécurité optimale. Des vérifications périodiques de traçabilité et d’intégrité se font et en cas d’anomalie, l’auteur sera immédiatement informé.

En ce qui concerne l’accès aux données électronique qui y sont stockées, vous n’aurez qu’à vous connecter depuis un appareil informatique. Depuis un PC, une tablette ou un Smartphone, vous n’aurez qu’à renseigner votre login et votre mot de passe. Un code de sécurité vous sera ensuite envoyé par mail ou par SMS.

Les fonctions proposées par un e-coffre-fort

L’e-coffre-fort est une solution qui a été mise au point il y a longtemps au service des entreprises modernes. Mais depuis le début de l’année 2019, avec le contrôle de la CNIL, le service de coffre-fort numérique doit répondre à des normes strictes. Ceci tant en termes de mise en œuvre du service qu’en termes de conditions de récupération des données stockées.

Il faut également noter qu’il y a une grande différence entre un e-coffre et un espace de stockage classique. Dans le cas d’un e-coffre, les documents comme une fiche de paie ou autres éléments confidentiels ne doivent pas être accessibles depuis un simple hébergeur. Chaque donnée stockée doit être cryptée et ne doit être accessible à l’utilisateur que par une clé de déchiffrement. En d’autres termes, cette solution doit être capable de proposer les fonctions suivantes :

• Mise en service avec dépôt, lecture et proposition de destruction des données
• Lecture des différentes métadonnées
• Contrôle optimal
• Lecture du journal de chaque identifiant
• Listage de tous les contenus du coffre
• Restitution des données en cas de lecture ou de destruction
• Horodatage des dépôts
  
  

Les différentes utilités d’un e-coffre-fort

Intégrer cette solution au service de votre entreprise vous ouvre la porte à de nombreux avantages, pour ne citer que :

• la garantie d’accessibilité des documents dans les temps
• la garantie de conformité des données et leur sécurité

En ce qui concerne l’utilité de l’e-coffre, sachez qu’il peut vous servir à différentes choses. Vous pouvez par exemple mettre en place un archivage qui a une vocation probatoire. Dans cette optique, chaque fiche de paie ou facture sera conservée de manière durable et pourra être présentée en cas de contrôle fiscal. Cette solution électronique peut également servir à conserver de manière confidentielle, vos informations et vos échanges avec vos fournisseurs ou clients. Elle permet aussi d’assurer la sécurité de vos données sensibles. Chaque fichier stocké est à l’abri d’un vol, d’un piratage et d’une détérioration.

Maintenant que vous en savez plus sur l’e-coffre, vous pouvez le mettre au service de votre société. Il faudra quand même veiller à ce que le modèle choisit soit en mesure de répondre à tous les critères de sélection. Parmi les plus importants se trouve la norme AFNOR NF Z 42-020.