Comment dématérialiser les factures fournisseurs ? – ADN Entreprise

Recevoir ma brochure

    Comment dématérialiser les factures fournisseurs ?


    Dématérialiser une facture fournisseur revient à convertir le support papier en fichier digital ou numérique. Il s’agit d’une pratique qui permet aux entreprises de faire plus d’économies. De plus, elle va vous permettre d’être
    beaucoup plus productif. Voici comment procéder.

    Faire la capture et l’enregistrement des factures

    La première des choses à faire est de vous doter d’un logiciel de dématérialisation de qualité. Ces outils disposent de deux fonctionnalités indispensables dans la dématérialisation de factures fournisseurs. En premier lieu, il y a l’OCR pour la reconnaissance optique des caractères. Ensuite, la LAD/RAD pour la lecture et la reconnaissance automatique des documents.

    Ces deux fonctionnalités aident à la gestion de tout type de factures fournisseurs en format numérique ou papier. Il est également possible de se connecter directement à un site ou à une application fournisseur. Dans ce cadre, vous transférez les informations dans la base de données. Par la suite, vous devrez procéder de manière inverse pour envoyer les documents à votre fournisseur.

    Contrôler la validité des factures fournisseurs

    Le logiciel de dématérialisation va également vous aider à vérifier la validité du document comptable. Vous devez en effet vous assurer de l’existence du fournisseur et de la conformité des informations qui se trouvent sur la facture électronique. De cette manière, vous vous assurez que les opérations s’effectuent en toute légalité, ce qui permettra de prévenir tout risque de malversation.

    De plus, l’outil se charge de remplir tous les champs obligatoires de manière automatique. C’est d’ailleurs pour cette raison que le logiciel de dématérialisation constitue une solution optimale pour les entreprises.

    Transférer les données au logiciel comptable

    Après avoir terminé le contrôle de la conformité de la facture, l’outil va envoyer toutes les données au logiciel de comptabilité utilisé dans votre structure. Ce processus vous aidera à stocker les informations de vos clients. Ce qui peut être très utile dans le cadre d’un audit ou encore en cas de situation de litige.

    Valider et payer les factures

    À cette étape de la facturation électronique, les informations doivent être envoyées au département en charge de la validation des bons. Ce n’est qu’après le traitement que le paiement sera effectué. Une fois la transaction complète, l’outil vous envoie un message de confirmation. Il sera alors temps de passer à la dernière phase du processus.

    Archiver les factures

    Cette dernière étape ne doit être négligée sous aucun prétexte car vous devez garder une trace de vos documents. À cet effet, pensez toujours à vous doter de serveurs sécurisés. Cela vous permettra de consulter les fichiers n’importe où et à n’importe quel moment. Vous avez également la possibilité de modifier les différentes informations.

    Comment choisir un logiciel de dématérialisation de factures fournisseurs ?

    Afin de réussir votre projet de dématérialisation, vous devez vous doter d’un logiciel qui répond aux besoins de votre structure. Pour trouver le meilleur outil, vous devez tenir compte de certains critères comme :

    • le nombre de factures à gérer
    • le niveau de compatibilité de votre système comptable
    • les différentes fonctionnalités offertes
    • la réputation du concepteur
    • la possibilité d’utilisation depuis vos appareils mobiles, entre autres

    Une fois ces éléments validés, vous devez faire en sorte de maîtriser votre logiciel. C’est ainsi que vous découvrirez toutes ses fonctionnalités. N’hésitez pas à demander conseil à notre équipe ADN Solution pour gagner en temps !