Qu’est-ce que le fax-to-mail ?

Avec l’émergence des nouvelles technologies, bien des personnes ont estimé que le télécopieur était un outil obsolète. Il n’en est pourtant rien et de très nombreuses entreprises font encore usage du fax plus que régulièrement.

Nous verrons dans cet article en quoi la messagerie fax reste un formidable outil de communication ainsi que les avantages du fax-to-mail.

Fax-to-mail : qu’est-ce que c’est en définitive ?

À son origine, le fax était un processus de numérisation qui transmettait les données à destination d’un autre appareil récepteur. Ces dernières, qui pouvaient se présenter sous forme de texte ou d’images, étaient alors converties en bitmap pour être transmises par voie téléphonique. L’équipement du destinataire avait la charge de traduire les signaux électroniques et de les imprimer sur papier.

Le principe du fax-to-mail est le même ! Toutefois, au lieu de faire usage d’un télécopieur pour l’émission ou la réception de vos informations, les entreprises utilisent n’importe quels outils connectés : un smartphone, un ordinateur et même une tablette. Ainsi, la messagerie fax est un fax virtuel qui, au lieu d’emprunter les lignes téléphoniques, a recours à l’Internet.

Pourquoi est-il intéressant de faire appel au fax électronique ?

Le fax est grandement apprécié dans le monde professionnel, car il est impossible légalement de contester un document qui a été signé et transmis par télécopieur. Il représente cependant un casse-tête, notamment en termes d’archivage. En effet, les papiers fax ont besoin d’être imprimés, puis stockés, ce qui, pour de très nombreuses structures, ne s’inscrit pas dans leur politique du « zéro-papier ». Le fax-to-mail se présente alors comme la solution idéale à tous les inconvénients du téléfax traditionnel. Ainsi, cet outil :

permet un archivage électronique aisé,
donne la même valeur juridique qu’un fax normal,
offre une prise en main facile et rapide,
peut-être crypté pour augmenter la sécurité du document,
est économique, car il n’y a plus besoin d’entretenir le fax et d’user du papier,
est beaucoup plus sûr puisqu’il ne contient pas de virus ni d’hameçonnage.

Fax-to-mail : un fonctionnement totalement numérisé

Dans les années 2000, le fax a quelque peu perdu de sa popularité à la suite de l’engouement pour les courriels. Les télécopies ont dû se réinventer et suivre l’évolution technologique. Pour ce faire, le recours à la numérisation a été une solution payante. Plusieurs moyens ont, par conséquent, été pensés pour faciliter le quotidien des utilisateurs. Il existe en effet divers services, payants et gratuits :

Les moyens gratuits

Ces derniers sont généralement destinés aux particuliers et aux PME qui n’envoient un fax qu’occasionnellement. Ces solutions non payantes sont la plupart du temps mis à disposition par des sites Internet qui limitent certaines fonctionnalités ou le nombre d’envois possibles. Néanmoins, cette technique demeure extrêmement pratique et simple :

connectez-vous au site web choisi,
depuis l’interface, composez le numéro de fax de votre correspondant,
téléchargez le document et envoyez-le en un clic.

Les moyens payants

Vous l’aurez compris, il est préférable d’avoir recours à un outil payant si vous avez besoin d’envoyer de nombreux fax ou à plusieurs destinataires en même temps. Vous ne serez ainsi pas restreint dans votre activité et le système pour lequel vous aurez souscrit s’intégrera facilement à votre messagerie habituelle. Cela vous permettra un gain de temps en pouvant mutualiser cette dernière pour vos courriels et vos fax. Le fax virtuel est alors un jeu d’enfant ! À la place de l’adresse électronique de votre correspondant, entrez le numéro de ce dernier et joignez en attache le document à transmettre. Vous avez, de plus, la possibilité d’écrire un message personnalisé au destinataire.

Le fax-to-mail se présente comme une formidable opportunité pour la vie d’une entreprise ; en effet, c’est un outil économique, simple et rapide. Le fax électronique vous permettra de vous débarrasser de vos vieux télécopieurs, alors n’attendez plus et sautez le pas !