Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ? – ADN Entreprise

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    Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?

    La dématérialisation des documents facilite les échanges d’informations par voie électronique. En quoi consiste-t-elle et quels sont ses domaines d’application ? Les nombreux avantages de la GED, tels que la facilité d’accès aux informations et les économies potentielles, incitent les entreprises à passer au numérique. La signature électronique, fiable et rapide, est ainsi devenue la base de la dématérialisation des échanges. 

    En quoi consiste la dématérialisation des documents ? 

    La dématérialisation est la réponse à la transformation digitale des entreprises. Elle désigne à la fois la transformation de papiers en formats numériques et l’élaboration du système électronique permettant la gestion des documents. 

    La dématérialisation des documents

    La numérisation des documents est possible grâce à des logiciels gratuits à partir d’une photo ou d’un scanner. La difficulté à le faire soi-même réside dans le volume à numériser. Des sociétés spécialisées se chargent de la dématérialisation, depuis la numérisation jusqu’au stockage des données pour faciliter votre quotidien. 

    La dématérialisation de l’échange d’informations

    La GED désigne la gestion électronique des données dématérialisée. 
    Un processus informatique utilisant des moyens électroniques assure la gestion des flux de documents, internes ou externes. 
    Il permet l’accès à différentes fonctions :
    • la transformation numérique de documents existants ainsi que la production de nouveaux
    • le classement grâce à des critères d’indexation : titre, auteur, mots clés, etc.
    • l’analyse des données, le traitement et la validation
    • la diffusion
    • l’archivage facilité par l’indexation
    Le volume souvent conséquent à numériser et la mise en place d’un système de traitement des documents peuvent paraitre complexes. C’est pour cette raison qu’ADN Entreprise vous accompagne dans l’audit et la mise en place de solutions de GED adaptées

    Quels documents numériser ?

    En pratique, tous peuvent être numérisés. Un document électronique a la même valeur juridique qu’un document papier s’il respecte les critères de numérisation et de stockage dictés par l’Administration fiscale.
     
    Les bons de commande et de livraison peuvent être numérisés ainsi que les factures, les relevés bancaires, les courriers… Le rapprochement des données ainsi que le suivi client sont simplifiés. 
     
    Dans le domaine des Ressources Humaines, les contrats et les bulletins de paie sont concernés.
    La signature électronique permet de signer tous les documents importants, partout et à tout moment. Elle remplace la signature manuscrite et s’impose comme la base de tous les échanges. 

    Les avantages de la GED

    Les avantages sont nombreux :
    • des gains de place : l’absence de papiers à stocker permet d’optimiser les surfaces des bureaux et diminuer le coût de l’immobilier 
    • un accès rapide et un processus de traitement efficace des informations
    • des gains de productivité : les tâches répétitives sont supprimées et le salarié peut se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. 
    • une diffusion des données en interne et externe, avec la possibilité de travail à distance 
    • une perte de données limitée grâce à l’archivage automatisé.
    • des économies : moins de papier, d’encre, d’affranchissements…
    • une démarche de développement durable.
    La signature électronique peut remplacer la signature manuscrite en toute légalité dans tous les échanges. Elle démontre, tout comme cette dernière, qu’une personne authentifiée a signé le document. 

    La dématérialisation pose la question importante de la sécurité et de l’évolution du volume de données à stocker. La transition vers la GED doit s’accompagner d’une réflexion pour trouver l’outil adapté à votre entreprise.
     
    Votre prestataire ADN Entreprise vous guide afin d’effectuer le bon choix et d’assurer une transition en toute sérénité.