Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie ?
Avec de plus en plus d’entreprises (TPE, PME, mais également des grands groupes) qui choisissent d’amorcer leur transformation digitale, la sécurité des données reste une priorité. En effet, avec la dématérialisation des bulletins de paie, un employeur se doit de proposer une solution de gestion des documents fiable aux salariés.
Alors, coffre-fort numérique et bulletins de paie : une bonne combinaison à l’ère de la digitalisation des entreprises ?
En quoi consiste un coffre-fort numérique pour une entreprise ?
Bien que certains technophiles aient d’ores et déjà entendu parler de la notion de coffre-fort numérique, ce n’est pas le cas de tout le monde. Concrètement, cette solution de gestion de documents électroniques est utile aux salariés, mais également aux équipes RH d’une société. Il s’agit tout simplement de mettre à disposition des employés leurs fiches de paie au sein d’un espace en ligne sécurisé. Et avec un fonctionnement qui associe dématérialisation, sécurité, et numérique, le coffre-fort électronique bénéficie d’une popularité de plus en plus conséquente.
Pourquoi le coffre-fort électronique en entreprise est-il de plus en plus populaire ?
Si la mise à disposition d’un coffre-fort numérique pouvait paraître secondaire il y a quelques années, il est depuis apparu comme une nécessité pour chaque entreprise ayant développé le système du télétravail avec ses salariés. Il est vrai que cette solution de gestion électronique a bon nombre d’avantages :
- L’entreprise n’a plus à imprimer les bulletins de paie de ses salariés, réalisant ainsi des économies conséquentes en termes de budget d’impression de documents.
- Elle n’est pas non plus contrainte de distribuer à la main ou par voie postale les bulletins de paie, réalisant également des économies importantes en “temps humain”.
- Les salariés ont quant à eux accès à tous leurs documents et fiches de paie au sein d’un espace dédié où les données sont sécurisées.
- Ils ne risquent plus de perdre des documents, les bulletins de paie étant toujours disponibles via leur espace personnel.
- Enfin, cette démarche de dématérialisation des documents et données s’inscrit dans un engagement écologique pour toute entreprise limitant les impressions.
Comment mettre en place une solution de coffre-fort numérique ?
La mise en place d’un coffre-fort numérique pour un employeur s’effectue grâce à des entreprises et solutions qui intègrent la dématérialisation des documents, et notamment des fiches de paie. Les collaborateurs qui gèrent le service de paie d’une organisation devront bénéficier d’une formation complète à ce nouvel outil. Si celui-ci peut paraître contraignant à utiliser au départ, notamment pour toutes les nouvelles habitudes que cela implique, la prise en main se fait généralement rapidement. Par la suite, le logiciel se charge de générer automatiquement les fiches de paie pour tous les salariés de l’entreprise.
Selon le niveau de sécurité exigé, les bulletins pourront être hébergés sur un serveur appartenant à l’organisation concernée, ou bien via un hébergement proposé par la solution de dématérialisation des documents. Au quotidien, les employés auront accès à leurs fiches de paie dans une interface interactive depuis un ordinateur ou un smartphone. Les documents pourront également être envoyés par email chaque mois.
Faire appel à un professionnel pour installer un coffre-fort électronique
Si de plus en plus de sociétés se tournent aujourd’hui vers cette solution de dématérialisation de documents pour plus de sécurité, cela se fait bien souvent avec l’aide de professionnels dans le domaine. En effet, la mise en place de ce nouveau mode de fonctionnement numérique pour les salariés d’une organisation doit s’effectuer avec une première phase d’audit. Celle-ci permet de cerner le besoin de l’employeur et d’apporter par la suite une solution entièrement adaptée à la situation.
En confiant la mise en place d’un système de coffre-fort numérique à une équipe d’experts, vous avez l’assurance d’obtenir une réponse qui corresponde en tout point à vos attentes. Également, la mise en place de ce type de logiciel de gestion électronique de documents nécessite généralement une installation sur des postes, ainsi qu’une formation des collaborateurs et usagers. L’accompagnement par un professionnel pour la mise en place d’un coffre-fort électronique offre ainsi une prise en main rapide et optimale aux salariés de l’entreprise. Ces derniers pourront alors facilement accéder à leurs données professionnelles et leurs bulletins de paie.
Coffre-fort numérique / bulletins de paie : que faut-il en conclure ?
En conclusion, nous pouvons dire que même si la mise en place de ce type de solution de coffre-fort numérique peut paraître contraignante pour un employeur, le bénéfice apporté est quant à lui conséquent. Avec une gestion facilitée des bulletins de salaire, cette solution offrira un gain de temps important à tous les salariés en quelques mois seulement.
Les économies réalisées sont également non négligeables. En effet, l’automatisation des tâches est un aspect essentiel d’un système de dématérialisation des documents. Économies liées à l’impression papier ainsi qu’en termes de productivité des collaborateurs. Ces derniers pouvant à présent être dédiés à des tâches à valeur ajoutée pour l’entreprise.
Enfin, la sécurité apportée par un coffre-fort numérique est un point crucial dans la vie et le quotidien d’une entreprise. L’intégralité des données sensibles comme peuvent l’être les bulletins de paie est conservée au sein d’un espace de stockage ultra sécurisé, résistant aux risques physiques majeurs, de type incendie, dégâts des eaux, protection électromagnétique, explosion, etc.