Pourquoi passer à la dématérialisation ? – ADN Entreprise

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    Pourquoi passer à la dématérialisation ?

    La dématérialisation des documents est une solution qui permet aux entreprises de traiter des dossiers et données sans recourir à l’utilisation du format papier. Avec ce procédé, les entreprises peuvent désormais numériser leurs fiches de paie, leurs factures et même leurs bons de commande.

    Il s’agit d’une solution qui permet de gagner en temps, en productivité, en réactivité et d’adopter le zéro papier dans une entreprise. Si vous êtes entrepreneurs, voici les raisons pour lesquelles vous devez opter pour cette forme de digitalisation.

    Mieux exploiter les documents

    La première raison pour laquelle vous devez opter pour la dématérialisation est qu’elle facilite l’exploitation des documents au sein d’une entreprise. En effet, il est très courant de chercher des documents papier. Ce travail est énergivore, mais aussi chronophage, surtout si ces documents ne sont pas classés.

    En optant pour la dématérialisation dans votre entreprise, tous vos documents sur papier seront numérisés et centralisés dans une base de données unique. Ces fichiers peuvent être nommés selon les règles standardisées connues par tous les collaborateurs. Ainsi, tous les collègues de l’entreprise peuvent facilement et rapidement trouver un document recherché afin de l’utiliser plus facilement.

    De plus, lorsque les documents sont numérisés, leur gestion est plus facile. En un temps réduit, vous pouvez les transférer ou les modifier. Il convient de noter que la digitalisation d’un document le rend accessible à tous les collaborateurs qui ont l’autorisation.

    Ce procédé offre aussi la possibilité de mettre en place tout type de signature électronique. Qu’il s’agisse d’une signature simple, avancée ou qualifiée, vous pouvez l’apposer sur un document numériqueDe plus, les mobilités au sein d’une entreprise sont réduites avec la dématérialisation.

    Maîtriser la conformité et la sécurité des documents

    En optant pour l’archivage de document, vous pouvez centraliser toutes vos informations, ce qui vous permet de renforcer la sécurité des données et leur confidentialité.

    Aussi, les documents stockés sur un support numérique ne sont pas abîmés, ce malgré le nombre d’années d’existence. En cas d’incendie ou toute autre catastrophe naturelle potentielle, vous retrouverez ces fichiers de manière instantanée. Même en cas de mauvais classement des documents, vous pouvez facilement les retrouver. Les documents sont aussi à l’abri des regards indiscrets. De plus, cela vous permet d’assurer la traçabilité de toutes les opérations réalisées dans votre entreprise.

    Moderniser votre entreprise

    La dématérialisation vous offre aussi d’autres avantages. Elle permet à une entreprise d’être compétitive et de faire preuve de modernité. En France, il est obligatoire pour les entreprises du privé et du public de passer à la numérisation des factures. Ainsi, si vous souhaitez rejoindre le rang des entreprises modernes, il est nécessaire de passer à la digitalisation.

    Outre l’avantage moderne qu’apporte cette solution, elle permet aussi de faire preuve de dynamisme.

    Améliorer la productivité

    Lorsque vous passez à l’automatisation des tâches au sein de votre structure, vous améliorez votre productivité. En effet, puisque la dématérialisation aide à gagner du temps sur des tâches répétitives, les collaborateurs d’une entreprise peuvent se consacrer à d’autres travaux à plus forte valeur ajoutée. Cela permet de booster l’économie de l’entreprise.

    Par exemple, un clic suffit pour envoyer des bulletins de paie électroniques à tous les salariés de votre entreprise. Il vous faut uniquement suivre ces fichiers électroniques afin d’assurer leur bonne réception et leur ouverture.

    Le gain d’espace

    Chaque année, le volume de documents géré par une entreprise augmente de 40% en moyenne. Ces documents papier requièrent trop d’espace et sont parfois détruits pour libérer de la placeCes documents sont en effet volumineux et sont parfois un casse-tête pour les entreprises.

    En ayant recours à cette solution technologique, vous stockez ainsi des centaines de milliers de documents sous format numérique sur un support adapté. Vous n’avez donc nul besoin de garder une masse de papier importante de vos prestataires et de vos collaborateurs.