Pourquoi dématérialiser les documents comptables ?
À l’ère du numérique, la dématérialisation des documents comptables tend à devenir une pratique courante. L’un des enjeux de la dématérialisation est de passer des documents papier à la version électronique et de permettre un traitement plus rapide des informations comptables. Factures, bilans comptables et autres notes de frais liés à la comptabilité doivent être conservés plusieurs années par les sociétés. Or, cet archivage peut être très chronophage et gourmand en espace de stockage.
La dématérialisation des documents facilite les démarches administratives et évite les pertes ou les destructions non intentionnelles des dossiers. Même si l’effort peut être important en matière de temps et de logistique, le jeu en vaut vraiment la chandelle.
La dématérialisation électronique, au-delà de réduire l’empreinte carbone des entreprises, à de grands avantages que nous allons détailler ensemble.
Un gain de temps
Bien qu’aux prémisses de la dématérialisation électronique de papiers comptables au sein d’une entreprise, le travail de numérisation peut sembler titanesque, lorsque les habitudes sont installées et la logistique apprivoisée, le gain de temps sera très rentable.
La digitalisation des processus comptables va éviter de devoir stocker des archives papier qui, de par leur nature, peuvent potentiellement être détériorées ou détruites.
Le traitement informatique permet dès la numérisation de classer directement les factures, les reçus, les bilans, dans des dossiers alloués à cet effet.
Dès lors qu’il sera utile de rechercher un document électronique, un dossier de comptabilité ou autre document, la manipulation sera on ne peut plus simple. L’utilisateur n’aura qu’à effectuer une recherche dans son disque dur ou sur son espace cloud, et en quelques secondes, le document sera tiré des dossiers numériques, prêts à être imprimé ou envoyé par courrier ou par email.
Concernant le processus d’envoi des dossiers, grâce aux e-mails, la procédure sera grandement facilitée. En quelques clics, le dossier sera expédié.
Un gain d’argent
Fini le temps des ramettes de feuilles achetées à foison et des toners d’imprimantes et de photocopieuses. En mettant en place un processus de digitalisation des documents, le matériel nécessaire est basique et peu coûteux : un scanner. Et il en existe pour tous les budgets.
Il n’y aura plus de frais d’expédition à prévoir puisque les envois de factures et des dossiers de comptabilité se feront de façon électronique par email.
Grâce à des systèmes de cloud et/ou de sauvegardes de données, le risque de perdre des documents comptables est quasi nul.
Au niveau humain, l’entreprise aura besoin d’allouer moins de personnels sur la recherche d’archives, la constitution des dossiers comptables et l’envoi de ces derniers, et aura donc plus de temps à consacrer à ses clients.
La dématérialisation enlève le poids financier des coûts de gestion pour les entreprises et rentabilise plus grandement les journées des collaborateurs.
Un suivi plus régulier
Lorsqu’il est nécessaire d’effectuer une recherche dans les archives, mettre à jour des factures, le traitement manuel des dossiers papier peut être fastidieux et brouillon.
La dématérialisation permet de modifier, notifier, organiser ses archives et ses données en quelques clics de souris.
D’un point de vue légal, toute modification de documents et de données comptables doit être signalée aux fournisseurs et partenaires. À terme, l’entreprise améliore son image de marque auprès de ses clients et fournisseurs en montrant son envie d’innover et de proposer un meilleur service commercial et un meilleur suivi des dossiers et des factures.
Des démarches facilitées et une image moderne de l’entreprise
De nos jours, beaucoup d’entreprises se sont adaptées au télétravail. Le processus de dématérialisation des documents permet donc aux collaborateurs d’officier, peu importe leur lieu de travail.
De plus, le travail collaboratif est plus facile et sans dépense de papier inutile, chacun ayant accès aux documents depuis sa tablette ou son ordinateur.
Il est utile de rappeler que dès 2025, l’article 56 du récent Projet de Loi de Finances 2020 prévoit la systématisation des factures électroniques entre entreprises. Il est bon d’anticiper l’obligation légale et d’habituer professionnels, clients, fournisseurs et collaborateurs à ces nouvelles procédures.
En résumé, il est intéressant de passer à la numérisation et la dématérialisation des documents comptables pour :
- Optimiser le temps de travail des collaborateurs
- La sauvegarde à vie des données de comptabilité, si besoin
- L’optimisation des coûts de gestion pour les entreprises
- Un meilleur suivi et archivage
- L’obligation légale dès 2025