Quelles sont les obligations légales en matière de bulletin de salaire électronique ?
Selon la loi du travail, l’employeur a comme obligation de remettre un bulletin de paie à ses salariés. Outre la version « papier », il est aujourd’hui possible d’instaurer la dématérialisation de la fiche de paie. Réduction des coûts relatifs au traitement de la paie, simplification de la conservation des données, l’e-bulletin de paie présente de nombreux avantages tant pour l’entreprise que pour le salarié. Cependant, pour mettre en place une fiche de paie dématérialisée, l’employeur est tenu de respecter certaines obligations légales.
Prévenir les salariés
Si vous envisagez d’abandonner la version « papier » et d’opter pour un bulletin de salaire électronique, il est de votre devoir en tant qu’employeur d’informer les salariés au moins 30 jours à l’avance. La législation ne prévoit aucune méthode spécifique pour informer le salarié. En effet, l’information peut se faire par envoi de courrier, un document affiché dans les bureaux, un flyer, un email, Skype, etc. Tant de moyens de communication peuvent être utilisés pour prévenir les salariés concernés par ce changement.
Le salarié a quant à lui le plein droit de s’opposer à ce changement. Son opposition peut se faire à tout moment, que ce soit en amont ou en aval de la transmission du premier bulletin de salaire digitalisé. Ainsi, la dématérialisation des bulletins de salaire ne peut pas tout à fait être une décision ferme et définitive de la part de la l’employeur. Le salarié, d’après la législation, a le droit de s’opposer directement après avoir été informé. En cas de refus, il est invité à aviser les délégués du personnel de l’entreprise. Sa demande doit être traitée dans un délai de 3 mois, et ce, quelles que soient les raisons de son opposition.
L’employeur se doit de protéger la confidentialité de la fiche de paie dématérialisée
Tout comme la version classique, la confidentialité de l’e-bulletin est également d’une importance capitale. Le traitement de la paie, l’accès et la conservation des données doit se faire de façon confidentielle. La loi du travail oblige les employeurs à garantir le caractère confidentiel du bulletin de paie électronique. Les données contenues dans le document ainsi que leur intégrité ne doivent pas être accessibles à tous, et ce, peu importe les raisons.
Pour veiller au respect des obligations relatives à la confidentialité, il est possible pour les employeurs de conserver les données dans un coffre-fort numérique. Cette solution consiste à renforcer l’accès au document. Il devient ainsi impossible pour un tiers de modifier toute ou partie des données d’origine.
L’employeur doit garantir la disponibilité des données
Outre la confidentialité, l’employeur doit aussi assurer la disponibilité de la fiche de paie électronique. Vos salariés peuvent consulter à tout moment leur bulletin de salaire en version électronique, soit :
- Pendant 50 ans
- Jusqu’à 75 ans
- Pendant une durée prédéfinie par la loi
Au cours de cette période, l’employeur a l’obligation de transmettre une fiche de paie au salarié si besoin est.
Garantir la facilité d’accès
La dématérialisation d’un bulletin de salaire est soumise à des conditions diverses, et parmi elles, la facilité d’accès. Lorsque votre entreprise décide de mettre en place une fiche de paie dématérialisée, cette obligation est à appliquer. Les données doivent être facilement accessibles pour les salariés, et ce, à tout moment. Généralement enregistrée dans un format commun et soigneusement structuré, la récupération d’un bulletin de paie électronique doit être possible pour le salarié.
Lier les e-bulletins de paie au CPA
Encore dans le but de garantir la facilité d’accès de la fiche de paie électronique, elle doit être en liaison avec le Compte Personnel d’Activité. Ceci permettra au salarié d’accéder plus facilement à son e-bulletin à n’importe quel moment. Toute entreprise qui privilégie la dématérialisation de bulletin de salaire doit garantir l’accès des données via ce service.
Quoi qu’il en soit, la mise en place de la dématérialisation d’un bulletin de salaire est parfaitement identique à la version classique du point de vue contenu. Des mentions obligatoires doivent être présentes, notamment la rémunération, les cotisations, la date de paiement, les coordonnées de l’employeur et du salarié, etc.