La GED dans le secteur public : enjeux et bénéfices pour les administrations et les collectivités
À partir de 2020, l’établissement du télétravail s’est imposé dans les administrations et collectivités. Cependant, ce changement à marche forcée suscite plusieurs interrogations : comment échanger de manière sécurisée et fluide sur les mêmes documents avec ses collègues ? Comment conserver la continuité du service public en œuvrant à distance ? Comment garder les démarches internes en signant et validant des dossiers à distance ?
Digitalisation dans les établissements publics : de quoi s’agit-il réellement ?
Les établissements publics et les administrations (conseils régionaux, collectivités locales et territoriales, mairies…) produisent, échangent, exploitent et stockent toute une multitude de dossiers, de documents et de pièces administratives. Ils sont l’assurance du partage de données entre les services et les institutions publics tout en étant soumis à des règlements plus ou moins stricts de qualité de service envers les autorités, citoyens, les administrés et les administrations tierces.
La dématérialisation consiste à substituer l’émission et le stockage de documents papier (dossiers administratifs, factures, courriers…) par des dossiers numériques, archivés sur un support parfaitement adapté. On retrouve deux catégories de dématérialisations : le type duplicatif qui permet de numériser les fichiers reçus au format papier, et le type natif qui consiste à traiter directement les dossiers envoyés au format numérique.
Mise en place d’un outil GED : les véritables enjeux
Même si leur usage permet de simplifier la communication et les échanges dans le milieu interne (entre employés) et externe (prospects, collaborateurs) des collectivités, les dossiers en format papier exigent un coût considérable pour leur traitement, leur achat et leur archivage.
Les objectifs de la gestion électronique de documents, ou GED, permettent de répondre aux nombreux enjeux auxquels sont confrontées toutes les organisations (économiques, environnementales, réglementaires ou organisationnelles). La digitalisation des données permet de centraliser les dossiers sur un logiciel bien adapté pendant leur cycle de vie. L’établissement d’un outil de gestion peut dépendre de plusieurs facteurs comme les processus métiers et la taille de l’organisation.
Ce type de système permet de sécuriser et de protéger n’importe quelle information, surtout les fichiers PDF, les vidéos, les images, les plans, les emails ou encore les documents numérisés. La gestion documentaire permet également de minimiser les risques d’erreur et d’assurer la traçabilité des données pendant leur traitement. La dématérialisation des démarches est aussi une solution parfaite pour gagner en espace en diminuant la quantité de papiers présents et pour faciliter le pilotage des projets. Cela permet d’acquérir des surfaces exploitables supplémentaires, et ce, sans déménager.
Un partenariat accéléré entre agents
Maintenir les processus présents dans une collectivité constitue un véritable enjeu dans la transition vers une infrastructure de travail numérique. Outre l’accès simplifié aux nombreux documents, la GED offre une gestion complète de tous les documents, ce qui réduit les processus, facilite l’organisation et simplifie le travail collaboratif. Effectivement, cette solution optimise la qualité de donnée par :
- Une gestion de la durée de vie des fichiers
- Un partage de données en temps réel, ce qui réduit considérablement la transmission de dossiers obsolètes et favorise la simplification organisationnelle
- Un système de notifications : validations à réaliser, dossiers déposés…
- Un accès à une base de documents constamment à jour et unique
- Un moteur de workflows intuitif et complet afin de concevoir des circuits de validation conditionnels ou encore linéaires
Ainsi, la collectivité et l’administration gagnent rapidement en productivité et en réactivité. Les processus sont alors automatisés en interne et permettent de répondre aux besoins des administrés.
Les atouts de la GED
Pour une administration ou une collectivité
- Échanges de documents plus simples, plus rapides et plus fluides
- Gain financier (suppression des frais d’envoi et d’impression, réduction des coûts d’archivage…)
- Gain de productivité : suppression des activités quotidiennes chronophages comme la préparation de courriers, traitement automatisé des informations
- Grande fiabilité de la gestion de documents grâce à l’archivage numérique et l’homogénéisation des démarches
- Image plus contemporaine pour tous les citoyens
Pour les agents
Des informations sociales et personnelles sécurisées via un coffre-fort numérique ainsi qu’une expérience optimisée avec un alignement des services et des outils proposés.