Comment sécuriser et archiver ses documents légalement ? | ADN Entreprise

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    Comment sécuriser et archiver ses documents légalement ?


    La dématérialisation apparaît aujourd’hui comme étant la solution idéale pour
    améliorer la performance en entreprise. De nombreuses structures sont d’ailleurs convaincues par la valeur ajoutée qu’elle apporte. En effet, la dématérialisation permet une meilleure traçabilité et une meilleure accessibilité des documents.

    La question se pose alors : quelle solution adopter pour bien sécuriser et archiver ses documents numériques ?

    Pourquoi sécuriser ses documents numériques ?

    Bien que la dématérialisation soit une solution intéressante pour améliorer la performance en entreprise, apparaît aussi la problématique de l’archivage et de la conservation des données. En effet, les dossiers qui circulent en entreprise présentent un caractère confidentiel et stratégique. Dès lors, il apparaît indispensable de les mettre en archives. À défaut de bonne conservation, l’entreprise peut être exposée à des violations ou à des pertes de données. Et pourtant, la sécurité des documents étant essentielle, archiver devient une priorité.

    Les enjeux juridiques

    Du point de vue juridique, chaque entreprise est soumise à une obligation d’archivage et de stockage de ses documents, qu’ils soient administratifs, commerciaux ou financiers. De même lorsqu’il s’agit de document physique ou électronique. L’archivage constitue une obligation légale à respecter avec une durée minimale de conservation qui varie en fonction de la nature des documents. S’agissant des pièces comptables par exemple, ces données doivent rester disponibles aux archives pendant au minimum 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. La nature du document permettra également de déterminer s’il est impératif de conserver l’original ou si une copie peut suffire.

    Les enjeux économiques

    Mis à part leur caractère obligatoire, les archives possèdent également un enjeu économique pour la structure. En effet, des sanctions financières découleront du non-respect de l’obligation légale par l’entreprise. En revanche, un bon archivage des données assure une bonne organisation et contribue à l’amélioration de la performance, en diminuant le temps de recherche pour un document en particulier. En cas de contentieux, le document nécessaire est rapidement mis à disposition.

    Quels sont les risques ?

    La conservation, l’archivage ou le stockage de document papier ou électronique ne sont jamais à l’abri des risques. Il suffit en effet d’une fausse manipulation pour perdre partiellement ou totalement tout accès à un dossier important. Parmi les cas les plus courants, les situations suivantes sont à l’origine d’une perte de données :

    • Une fausse manipulation
    • Un virus
    • Une attaque informatique
    • Un incendie
    • Le crash d’un disque dur électronique

    On aura tendance à penser que ces situations n’arrivent qu’aux autres. Et pourtant, il suffit d’une seule fois pour changer totalement la manière de voir les choses. Afin d’éviter tout risque, il faut savoir archiver en lieu sûr ou mettre en place un système de sécurité avancé, que ce soit pour un dossier électronique ou une version papier.

    Solutions pour l’archivage et la sécurisation des données en entreprise

    Il est vrai que le stockage de documents numérique est bien plus complexe que celui des données en version papier. Pour mettre en œuvre une protection efficace des documents, l’entreprise se doit d’en contrôler l’accès, de protéger les flux de documents et de sécuriser les dispositifs mis en place. S’agissant des archives papier, elles doivent être disposées dans une salle fermée et bien à l’abri de tous risques d’intrusion. La pièce dédiée aux archives doit également être protégée des sinistres tels que les risques d’inondation. De même, il est essentiel de noter toutes les entrées et sorties des locaux en mettant par exemple en place un système de vidéosurveillance.

    En ce qui concerne un document numérique, il existe plusieurs solutions de cybersécurité pour le stockage des archives. Ce sont par exemple les cas du coffre-fort numérique, des pare-feu ou encore de la double ou la triple authentification. Les mots de passes doivent être savamment choisis et suffisamment compliqués. Un système efficace pour l’archivage des documents doit être un système numérique à la fois accessible, sécurisé et conservé.

    En l’absence de mécanisme de protection adéquat, ces données sont vulnérables.