Comment fonctionne la GED ? – ADN Entreprise

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    Comment fonctionne la GED ?


    La GED est un outil de travail collaboratif permettant aux entreprises d’archiver, de classer et d’organiser toutes les informations relatives à l’activité. Elle a été créée pour faciliter la gestion et la circulation des dossiers au sein de l’entreprise. La GED est également un outil qui aide les salariés à mieux gérer leurs tâches quotidiennes et à gagner du temps.

    La GED est une technologie qui permet de gérer et d’organiser les documents électroniques, les fichiers informatiques ainsi que les données. Elle peut être utilisée pour stocker des documents, des informations et même des logiciels. Les entreprises utilisent la GED pour gérer les dossiers administratifs et les dossiers commerciaux. Cette technologie est également un système de gestion qui permet de centraliser les informations et de les classer en fonction des besoins.

    Comment mettre en place un système de GED ?

    Pour mettre en place une GED, il est important de faire un choix judicieux du système. Le plus important est de déterminer les fonctionnalités nécessaires pour votre entreprise. Pour ce faire, vous devez prendre en compte le volume de documents que votre entreprise doit gérer et stocker quotidiennement. En fonction des besoins, vous devez aussi définir les types de documents que vous souhaitez classer et archiver.

    Ensuite, il faut déterminer le système qui sera adapté à votre structure. Il existe aujourd’hui différents types de logiciels GED. Le choix dépend de la taille et du volume de vos documents.

    La mise en place est ensuite relativement rapide lorsqu’elle effectuée par un professionnel de la gestion électronique de documents. Ce dernier proposera également une formation pour une prise en main optimale de la solution.

    Quels sont les types de GED ?

    Il existe différents types de logiciels de GED utilisés pour gérer divers documents. Les logiciels les plus courants sont :

    • Logiciel d’archivage
    • Logiciel de numérisation
    • Logiciel de gestion des flux documentaires
    • Logiciel d’indexation
    • Logiciel de gestion des droits d’accès
    • Logiciel de recherche et d’analyse
    • Logiciel de gestion des versions (ou CVS) ou GED Backup
    • Logiciel de gestion de la sécurité des données
    • Logiciel de gestion des workflows
    • Logiciel de gestion électronique des documents ou EDM (Electronic Document Management)

    La gestion électronique de documents est un vaste domaine qui se décline sous différentes formes afin de répondre à des besoins précis.

    Quel logiciel GED choisir ?

    Nous venons de le voir, il existe plusieurs types de logiciels GED. Il est donc nécessaire de bien définir vos besoins en fonction des documents que vous souhaitez classer ainsi que du nombre de collaborateurs.

    Les logiciels GED open source sont des logiciels libres et gratuits. Ils permettent de créer des documents, de les modifier ou encore de les supprimer à tout moment. Cependant, les logiciels open source sont généralement moins performants que les logiciels payants. De plus, ils ne permettent souvent pas de gérer plusieurs documents simultanément, ce qui peut être problématique pour une entreprise possédant plusieurs bureaux et sites. Enfin, les logiciels GED open source ne disposent pas d’un niveau de sécurité élevé, pouvant ainsi engendrer piratages, effacements, pertes de données, etc.

    Les systèmes GED payants offrent quant à eux une multitude de fonctionnalités (signature électronique, LAD-RAD (lecture et reconnaissance automatique des documents), dématérialisation des fiches de paie, etc.) et un niveau de sécurité optimal. Un logiciel GED de type e-DocPro via ADN Solution présente de nombreuses fonctionnalités associées à une flexibilité d’utilisation et une configuration dédiée. Le système s’adapte à vos besoins réels.

    Quels sont les inconvénients de la GED ?

    Malgré les nombreux avantages de la GED, son installation présente aussi quelques inconvénients. Tout d’abord, le logiciel doit être installé sur un serveur pour pouvoir accéder aux différents fichiers. Cela peut être contraignant si vous n’avez pas suffisamment de ressources. De plus, les données ne sont pas toujours sécurisées, notamment via les logiciels GED gratuits.

    Enfin, la GED peut nécessiter l’achat d’un nouveau logiciel. En effet, les logiciels sont nombreux. Il peut donc être difficile de s’y retrouver et de faire le bon choix.

    Quels avantages à utiliser un logiciel GED ?

    Utiliser un système GED offre de nombreux avantages pour une entreprise. Tout d’abord, il permet de gagner du temps. En effet, les documents peuvent être consultés et classés rapidement. Il suffit de les classer selon leur type et leur date.

    De plus, l’utilisation d’un système GED permet de mieux gérer les documents. Cela évite les pertes de documents importants et réduit le risque d’erreur. La GED peut également être utilisée par tous vos collaborateurs pour consulter ou classer des fichiers selon leurs droits.
    Le gain de temps et de productivité sont des avantages non négligeables pour une entreprise.