Comment dématérialiser les documents ? – ADN Entreprise

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    Comment dématérialiser les documents ?

    À l’heure des avancées technologiques, les entreprises, notamment les petites et moyennes entreprises, se penchent de plus en plus vers la dématérialisation de documents. Cette méthode est, non seulement, rapide et efficace, mais en plus elle facilite grandement la gestion et le contrôle au sein d’une entité. Toutefois, bien que ce soit un atout majeur pour les PME, le changement de cap vers le numérique nécessite une organisation méticuleuse.

    Qu’est-ce que la dématérialisation ?

    La dématérialisation est le fait de convertir des fichiers papiers en format numérique. Cette action peut être effectuée grâce à l’intervention d’un logiciel de gestion tel que l’ERP ou le SIRH. Elle se traduit par l’utilisation de différents outils qui aident une entreprise dans la gestion de ses papiers administratifs. Parmi ces documents, les plus courants sont la facture, les devis, les bons de commande, les bulletins de paie, ou encore les contrats de travail.

    Toutefois, du point de vue juridique, pour que les informations dématérialisées soient recevables, d’autres logiciels, comme le logiciel de signature électronique et d’archivage, doivent être utilisés afin de prouver l’authenticité des documents et de garder la valeur légale de ces derniers.

    Une signature électronique est indispensable pour confirmer l’intégrité d’un fichier papier. Il s’agit d’une signature scannée, non visuelle, mais identifiable à partir d’une suite de caractère. Elle facilite les échanges de documents entre la TPE/PME et ses fournisseurs et/ou clients, sécurise les données, et automatise le processus de gestion.

    Quels sont les étapes de la dématérialisation ?

    Pour la dématérialisation du processus, il y a plusieurs étapes à suivre :
    • L’identification des documents à dématérialiser ;
    • La numérisation des papiers en format électronique ;
    • L’automatisation des documents dématérialisés.
    Avant la dématérialisation, il est important de délimiter votre projet et votre objectif. Ce processus est nécessaire pour déterminer tous les centres de responsabilités qui agissent eu sein de l’entité. Quelles sont les personnes impliquées dans le projet ? Quels sont les documents et processus à informatiser en priorité ? Quels sont les indicateurs choisis pour mesurer l’atteinte de vos objectifs ?

    Après la définition de vos objectifs, passez ensuite à la dématérialisation progressive de tous les fichiers concernés. La numérisation des données se fait à partir d’une photo ou d’un scan du document papier original. À ce propos, il existe des logiciels servant à traduire similairement les documents.

    Pour finaliser la transformation, il faut utiliser la gestion électronique des documents ou GED pour automatiser la gestion des données. C’est un processus de gestion des flux des fichiers. La GED permet à la fois de créer les données numériques, de les indexer au système informatique, de les classer, et de simplifier l’accès aux documents grâce à une interface facile à utiliser.

    Pourquoi appliquer la dématérialisation des documents ?

    La dématérialisation des processus et des documents ne peut qu’être bénéfique pour les TPE et les PME. Elle permet avant tout un gain de temps énorme, surtout au niveau du traitement des documents administratifs. Elle permet de réduire l’usage des papiers dans l’entreprise et de faire ainsi de la place dans les bureaux. Effectivement, l’archivage se fait uniquement sur un espace de stockage en ligne.

    La dématérialisation permet aussi de faire des économies. Car le gain de place permet à l’entreprise d’utiliser les salles de stockage des documents à des fins utiles à la productivité de l’entité. Ceci permet de réduire les coûts d’achat de papier, d’encre, de scanner, ou encore d’imprimante.

    La dématérialisation de vos documents avec ADN Entreprise

    ADN Entreprise est une entreprise spécialisée dans le domaine de la télécommunication. Fort de plusieurs années d’expérience, nous sommes l’un des fournisseurs de logiciel GED de référence dans le domaine des télécommunications.
     
    Conscient de l’importance majeure de la dématérialisation pour le développement d’une structure, nous vous accompagnons sereinement dans la gestion de projet et dans la mise en application de la gestion électronique des documents.