Comment choisir son logiciel de GED ?

Comment choisir son logiciel de gestion électronique de documents (GED) ? Quel est le logiciel adapté à mes besoins ? Quels critères prendre en compte ? Voici les questions qu’un gérant d’entreprise est amené à se poser.

L’ère du numérique a révolutionné le monde du travail. La plupart des documents (factures, bons de commande, fiches de paie…) se présentent sous forme électronique et la version papier tend à disparaître. Nous vous livrons ici quelques astuces dans le but de choisir un logiciel GED adapté à votre structure et à vos besoins.

Numériser, classer, indexer, archiver

Le classement et l’archivage des documents et données devient une tâche essentielle mais chronophage pour les entreprises modernes. Les logiciels de GED sont ainsi des outils précieux visant à optimiser la gestion de ces informations en interne.

Le logiciel GED va permettre l‘automatisation de certains processus, et générer de ce fait des économies conséquentes grâce à la réduction de l’achat de consommables (papier, toner, coûts d’envoi de courriers). Il permet également de faire gagner du temps aux collaborateurs de sorte qu’ils puissent se concentrer sur les tâches rentables pour l’entreprise.

Bien choisir son logiciel est donc essentiel.

Quels sont les besoins de l’entreprise ?

Chaque entité a des besoins différents. Il faut donc être aux faits du nombre de données traitées mensuellement en version papier et en version numérique.

Fort de ces informations, il sera intéressant de se tourner vers le logiciel répondant précisément à ces besoins. La capacité de sauvegarde de l’espace cloud devra également être prise en compte.

Une solution GED adaptée à son secteur d’activité

Tous les logiciels de gestion électronique de documents proposent un processus d’automatisation des tâches, de sauvegardes de données, d’archivage sous forme électronique et d’une indexation de documents simplifiée dans le cloud. Mais tous les logiciels ne sont pas adaptés à tous les secteurs d’activité.

Consulter un professionnel de la GED vous aidera ainsi à déterminer le type de solution optimale pour votre entreprise.

Il faudra également prendre en considération les mises à jour et améliorations du programme proposées par l’éditeur. L’information et la gestion de données numérisées évoluant sans cesse, le logiciel doit être en capacité de suivre la tendance.

Un logiciel GED qui garantit votre sécurité

Au sein d’une entreprise, certains documents sont de nature sensible et méritent une sécurité plus importante. Le logiciel GED doit pouvoir intégrer un processus visant à restreindre ou interdire l’accès des dits documents à certains membres du personnel non habilités.

De même, l’expédition des documents par voies numériques doit contenir un cryptage et des procédures de transmissions réseaux.

Le cloud, où sont contenues les données, doit lui aussi être sécurisé.

Le logiciel GED doit être facile à utiliser

Rien n’est plus chronophage que de devoir former des collaborateurs à un nouvel outil. Le logiciel doit être une aide, pas un casse tête.

Une interface simple et intuitive est à privilégier.

La prise en main de l’outil doit être effective après une formation rapide.

Une solution GED mobile

Bénéficier du logiciel GED en mobilité est une très bonne alternative. Entre télétravail et déplacements, les collaborateurs peuvent avoir besoin d’accéder à l’application GED sans ordinateur ou borne Wifi à proximité.

Les données contenues dans le cloud sont donc consultables partout, tout le temps.

La compatibilité du logiciel avec votre parc informatique

Cela peut sembler naturel mais il est facile d’oublier que certains éditeurs développent leur outil pour Mac ou Windows spécifiquement. Avant de choisir un logiciel, une vérification de la compatibilité avec votre parc informatique est donc nécessaire.

Le logiciel GED doit aussi pouvoir s’intégrer à vos autres outils (messagerie, logiciel de données clients, synchronisation cloud, etc.).

Le prix

Grâce à tous les conseils évoqués ci-dessus, il est à présent facile de déterminer le logiciel adapté à un secteur d’activité et des besoins donnés. Le dernier critère à prendre en compte reste donc le prix. Le point positif de la GED est qu’il existe des solutions adaptées à tous les budgets et toute typologie d’entreprise (TPE, PME, Grands Comptes). Les solutions GED sont également bien souvent flexibles ; elles s’adaptent donc à vos besoins réels et budget associé. Et chez ADN, nous sommes à votre disposition pour en discuter !