Qu’est-ce que la Factur-X ? Quand ? Pour qui ?
Le système Factur-X est un système de facturation électronique répondant aux normes européennes les plus récentes. Développé conjointement par les Français et les Allemands, il édite un fichier directement exploitable, par l’homme, et par la machine permettant ainsi un traitement rapide et automatisé.
Petit tour d’horizon ce que vous devez savoir sur ce système et sur la facturation dématérialisée prochainement obligatoire.
Pourquoi la mise en place de Factur-X ?
En 2014, l’État décide de rendre obligatoire la facturation électronique pour toute entreprise répondant à des appels d’offres publics. L’objectif est de parvenir à harmoniser des pratiques jusqu’ici assez disparates. Le Portail Chorus Pro est mis en place par le gouvernement pour répondre à cet objectif. Le projet de loi de Finances de 2020 poursuit cette volonté en rendant obligatoire la dématérialisation dès 2023 pour toute entreprise assujettie à la TVA.
Ce passage progressif s’avère plus complexe à mettre en œuvre pour les TPE et PME. C’est pourquoi, en 2017, la Commission européenne établit la norme EN 16931 pour faciliter cette dématérialisation. Le système Factur-X, associé aux logiciels de comptabilité, répond à ces nouvelles exigences.
Un calendrier qui s’accélère
La volonté d’aller vers la dématérialisation et l’harmonisation est désormais à l’œuvre à l’échelle nationale, européenne, et même internationale. Plus d’une cinquantaine de pays à travers le monde ont déjà mis en place une réglementation allant en ce sens. Il ne s’agira bientôt plus d’une option, mais bien d’une obligation. En France, dès 2024, toutes les entreprises seront contraintes d’accepter les factures dématérialisées et les grandes entreprises auront l’obligation d’en émettre. L’obligation d’émission s’étendra aux entreprises de taille intermédiaires (ETI), l’année suivante, en 2025. Et pour finir, ce sera également le cas pour les TPE et les PME en 2026. Anticiper la disparition des documents papier et le passage au format électronique devrait être une priorité pour toutes les sociétés.
Comment fonctionne Factur-X ?
C’est un système qualifié d’hybride ou de mixte, tout simplement parce qu’il combine deux formats. C’est un fichier PDF de 3ème génération, désigné sous le nom PDF/A-3.
Il comprend donc un fichier PDF, l’un des formats les plus universels et le plus utilisé pour les documents légaux. Ce format, aisément exploitable par l’homme, contient les informations nécessaires que l’on retrouve sur les habituels documents papier. Ce format permet d’authentifier, de conserver, et de sécuriser vos factures.
Mais ce format PDF/a-3 génère, en même temps, un fichier XML comprenant la totalité des données de la facture. La norme XML est directement lisible par tous les logiciels comptables, permettant l’automatisation du traitement électronique.
D’autres documents peuvent être joints à la facture électronique comme un bon de commande, ou le suivi des livraisons par exemple.
Quels sont les avantages de ce système ?
Soyons clairs, ils sont nombreux et cette future obligation offre en réalité, bien des avantages :
- Les délais d’envoi sont supprimés, permettant d’accélérer le paiement.
- La saisie des données comptables étant très largement automatisée, le risque d’erreurs de saisie est moindre et le processus de traitement par les logiciels est globalement plus efficace et plus rapide.
- Des économies non négligeables sur la réduction du papier, les frais d’envoi, le stockage des factures papier…
- Une sécurisation des données et une facilitation des échanges, qui va s’imposer à la totalité des entreprises en France et bientôt à l’échelle européenne.
- Enfin, n’oublions pas que ce document dématérialisé et harmonisé est aussi un outil de lutte contre la fraude à la TVA.
Adopter la Factur-X, c’est prendre de l’avance
Si l’on résume les points essentiels :
- Le passage à la facture électronique va devenir obligatoire, y compris pour les TPE et les PME.
- Adopter une facturation dématérialisée offre des avantages conséquents.
- Ce système répond à la totalité des normes édictées par la Commission européenne.
Au vu de tous ces éléments, il serait sage d’anticiper et de prendre un temps d’avance.